أبجديات الاتيكيت في العمل :
هناك بعض قواعد الذوق في التواصل في العمل يجب مراعاتها لكي تكون شخص ناجح في تعاملاتك
طرق التواصل هي ثلاث :
١- التواصل عبر التليفون
٢- التواصل عن طريق مقابلة شخصية
أخيرا التواصل بالمراسلة ( إيميل ،فاكس.. الخ )
١- التواصل التليفوني :
- احرص ان يكون ميعاد الاتصال يتناسب مع مواعيد العمل
- ابدأ المكالمة بالتحية ثم التعريف بنفسك والموضوع
- ركز ما تريد ان تقوله في نقاط مختصره لكي لا تفقد انتباه الطرف الاخر من المكالمة
- احرص ان تكون المكالمة فيما يخص العمل لا تتكلم في مواضيع شخصية او عائلية فهي لها مجال آخر
- لا تطيل وقت المكالمة عن بضع دقائق فأنت لا تعرف جدول الشخص الذي تتكلم معه وقد يكون وراءه اعمال مهمة اخري
-اذا كان هناك تفاصيل او نقاط تحتاج الي وقت أطول للمناقشة اعرض عليه استكمال الحديث اما في مقابلة شخصية او عن طريق البريد الالكتروني وضعه يختار الافضل
- يجب متابعة الموضوع من ناحيتك مع مراعاة نفس القواعد السابقة في المكالمات اللاحقة اذا كانت المتابعة تليفونية
٢- مقابلات العمل :
- ابدأ بأخذ ميعاد مناسب من الشخص المراد
-تأكد من الساعة واليوم والمكان حتي لا يحدث اي سوء تفاهم او إحراج سواء من طرفك او من الطرف الآخر
-الوصول يكون في الميعاد او دقائق قليلة قبل حتي لا تحرج الطرف الاخر بوصولك المبكر
-انتظر حتي يدعوك للدخول مع مراعاة السلام والتحية بما يناسب جو العمل حتي لو صديق مجال العمل مختلف عن مقابلة الأصدقاء لكل مكان خصائصه الصوت غير عالي حركات الجسم غير مبالغ فيها كذلك السلام او الكلام
- كن يقظ للإشارات ولغة الجسد التي يرسلها الشخص اثناء المقابلة فمثلا اذا كان ينظر للباب كثيرا او يكثر من حركة نقر الاصابع علي المكتب فهذا وقت الانصراف بالنسبة لك قد يكون ورائه اجتماعات اخري ...وهكذا
- لتفادي إضاعة الوقت يجب ان تكون جاهز بالأوراق او المعلومات التي تخص الموضوع الذي تعرضه وتكون الأفكار والنقط محددة وواضحة دون الدخول في فرعيات قد لا تساعد في فهم الموضوع
-اذا عزم عليك بأي مشروب احسب الوقت المتاح قبل القبول لكي لا تسبب إحراج لك وللآخر
-اذا كان الموضوع محتاج متابعة او مطلوب تفاصيل اكثر لإرسالها بالبريد الالكتروني ننتقل الي هذه المرحلة
٣- قواعد التواصل بالبريد الالكتروني وقواعد الإرسال :
- ضع اسم الشخص المختص كذلك اضافة اسماء ما يهمهم الامر ومتفق عليهم من قبل(cc)
- عنوان الموضوع يكتب بوضوح
- بعد التحية يجب وضع الموضوع في صورة نقاط واضحة وليس كموضوع انشاء
- يجب ان تكون اللغة مفهومة والجمل واضحة لتوصيل وجهة النظر المطلوبة
- تجنب الإطالة في الرسالة ان تكون مختصرة اسهل لكي تقراء بالكامل
- ان يكون حجم الخط واحد في محتوي الرسالة
- احرص ان تكتب المعلومات دون انفعال او خصوصية فهي رسالة ممكن ان يطلع عليها اكثر من شخص
- ضع ما يتعلق بالموضوع من تاريخ مناقشته او تطورات خاصة به بطريقة واضحه يسهل للقاريء الربط بينهم
- ثم لا تنسي ختم الموضوع بملخص فيه ما تتوقع من معلومات او الرد او المتابعة
- أخيرا تحية مع إمضاء اسمك بالكامل
ملحوظة :من الافضل الاحتفاظ بصورة من الرسالة لكي ترجع لها اذا احتجت
بهذه الخطوات البسيطة عن التعامل في مجال العمل يمكن ان تعطي صورة عنك تتميز بأحترافية وجدية وهو المطلوب لصورة الشخص الناجح
